ค ม อการใช งาน DPU Office 365 สาหร บบ คลากรและอาจารย

Transcription

1 การใช งาน SkyDrive การใช งาน SkyDrive เป นการใช งานเก ยวก บเอกสารและการเก บข อม ลต างๆ ย ง สามารถเผยแพร เอกสาร ไฟล ต างๆให สมาช กสามารถเข ามาดาวโหลดและศ กษาเพ มเต มได ในหน า My Documents (A) ค อหน าสาหร บแสดงเอกสารต างๆท ได อ พโหลด และย งสามารถร าง เอกสารข นใหม ได อ กด วย การสร างเอกสารใหม สามารถสร างเอกสารใหม ได โดยการเล อกท New document (B) ส งเกตว า ในหน า My Document (A) น จะม โฟลเดอร Shared with Everyone (C) อย ซ งเป น โฟลเดอร ท ใช สาหร บใช เผยแพร เอกสารสาหร บสมาช กท กท านภายในมหาว ทยาล ย หากต องการเผยแพร เอกสารให เล อกท โฟลเดอร น สามารถสร างเอกสารใหม ได เหม อนก บการสร างเอกสารของ Office ท วไป ซ ง ม ให เล อกท ง Word Excel PowerPoint เป นต น 1 P a g e

2 ในข นตอนน จะยกต วอย างการใช งาน Word document (A) เม อเล อกท Word document แล ว ระบบจะแสดงหน าต างให ต งช อ เอกสาร (B) เม อต งช อเอกสารเร ยบร อยแล ว ระบบจะนาเข าส หน า Office 365 ซ งม หน าตาและฟ งก ช นการใช งาน คล ายคล งก บ Office ท เราใช งานอย ท วไป หากต องการ ออกจากหน า Office 365 น ให เล อกท เมน file (ไฟล )(A) แล วเล อก close (B) เพ อออกจากโปรแกรม 2 P a g e

3 3 P a g e

4 การอ พโหลดเอกสาร หลายๆท านอาจม เอกสารท ต องการเผยแพร หร อ ต องการเก บเอกสารไว บน SkyDrive สามารถอ พ โหลดเอกสารได โดย ไปท New Document (A) หร อลากไฟล เอกสารท ต องการมาใส ในหน าน ได เลย จากน น ให เล อกท UPLOAD EXISTING FILE (B) เพ อ เล อกไฟล ท ต องการอ พโหลด เม อเล อกท New Folder แล ว ระบบจะแสดงหน าต างให ต งช อ เอกสาร (C) 4 P a g e

5 การใช งานเอกสารท ท านได อ พโหลดข นมาท SkyDrive ให เล อกท Open menu (A) จากน นระบบจะแสดงหน าต างให เล อกเพ อ จ ดการก บเอกสาร ซ ง ประกอบไปด วย ส วนสาค ญ ด งน - Edit ค อ การแก ไขเอกสาร - Share ค อ การเผยแพร เอกสาร - Follow ค อ การต ดตามเอกสาร - Download copy ค อ การดาวโหลดเอกสารเพ อเก บลงเคร องคอมพ วเตอร 5 P a g e

6 การทา File Sharing ภายในหน วยงาน (Share Folder หร อ Share เอกสาร) ให สร าง Folder ในหน า SkyDrive ไปท New Document(A) เล อก New Folder(B) ให เล อกท Open menu (A) จากน นระบบจะแสดงหน าต างให เล อกเพ อจ ดการก บโฟลเดอร ซ ง ใน การทา Sharing ให เล อก Share(B) 6 P a g e

7 หล งจากคล ก Share(B) จะปรากฏหน าต างให เล อก ของผ ท ต องการ Share ส งเกตว าเม อพ มพ ช อของผ ท ต องการ Share จะปรากฏ List ข นมาให เล อกอ ตโนม ต เม อเล อกผ ท ต องการ Share แล วให กาหนดส ทธ (B) ซ งม 2 ร ปแบบค อ - สามารถแก ไขได (ม ส ทธ แก ไข Edit เอกสารใน Folder ท Share ให ได ) - สามารถด ได (ม ส ทธ สามารถอ าน และ Download เอกสารใน Folder ท Share ให ได เท าน น) และพ มพ รายละเอ ยดท ต องการแจ งให ก บผ ท เราแชร Folder ให ทราบส ทธ (C) เม อกาหนดส ทธ แล ว ให กด Share (D) 7 P a g e

8 จากน นไปย ง Folder ท ต องการ Share อ กคร ง เพ อกาหนดส ทธ ในข นตอนต อไป ให เล อกท Open menu (A) จากน นระบบจะแสดงหน าต างให เล อกเพ อจ ดการก บโฟลเดอร (B) ให เล อกแสดงค ณสมบ ต (C) คล กแชร ก บ(D) เพ อทาการ Share Folder 8 P a g e

9 กาหนดการให ส ทธ เช ญบ คคลท ต องการ Share เล อก ข นส ง(A) กาหนดการให ส ทธ (B) 9 P a g e

10 ทาการแชร Folder เช ญผ ท ต องการ Share พ มพ (A) กดแชร (B) คล กเล อกช อผ ใช (A) ท จะทาการแก ไขส ทธ คล กแก ไขส ทธ ของผ ใช ในการแชร (B) 10 P a g e

11 ตรวจสอบส ทธ การแชร Folder (A) อ กคร ง ส ทธ - ควบค มท งหมด ม ส ทธ ควบค มท งหมด ค ม อการใช งาน DPU Office 365 สาหร บบ คลากรและอาจารย - ออกแบบ สามารถด เพ ม อ ปเดต ลบ อน ม ต และกาหนดเองได - แก ไข สามารถเพ ม แก ไข และลบรายการ สามารถด เพ ม อ ปเดต และลบข อม ลในรายการ และเอกสาร - สน บสน น สามารถด เพ ม อ ปเดต และลบข อม ลในรายการและเอกสารได - อ าน สามารถด หน าและข อม ลในรายการ และดาวน โหลดเอกสารได เล อก ตกลง (B) 11 P a g e

12 แสดงระด บส ทธ (C) ท ได ร บ ในต วอย างร ปภาพด านล างน ค อ กาหนดส ทธ ให เฉพาะอ านด และดาวน โหลดเอกสารข อม ลได เพ ยงอย างเด ยว เม อดาเน นการแชร Folder ไปให ก บผ ท เราแชร ไปให แล ว ผ ท ได ร บส ทธ ในการแชร จะได ร บ จากผ ท แชร ให (A) และม รายละเอ ยดข อความแจ งว า น ค อโฟลเดอร ท (ช อผ ท แชร ) แชร ก บค ณ(B) 12 P a g e

13 ผ ท ได ร บส ทธ แชร สามารถเป ด Folder ท ได ร บส ทธ แชร ได ท เมน SkyDrive(A) แล วไปท แชร ก บฉ น(B) และจะม Folder ท ถ กแชร ปรากฏปรากฏอย (C) (ในข นตอนน อาจจะต องรอช วงเวลาเพ อให Folder ท แชร ปรากฏในส วนของแชร ก บฉ น) ต ดต ง Sky Drive เป น Drive เพ มในเคร อง Client ผ ใช งานสามารถเช อมต อไดร ฟของ SkyDrive ในเคร องคอมพ วเตอร ท ใช งานอย ได เป นไดร ฟประจา เคร อง เพ อง ายต อการเข าถ งข อม ลท เก บบน Cloud ไปท เมน SkyDrive คล กส ญล กษณ ม มขวา ด านบน ช อ ซ งค 13 P a g e

14 คล ก link หาแอป SkyDrive Pro ท ใช สาหร บฉ น ค ม อการใช งาน DPU Office 365 สาหร บบ คลากรและอาจารย ระบบจะ link มาย ง Website ของ Microsoft เพ อ Download SkyDrive For Client เพ อต ดต ง 14 P a g e

15 เม อเล อน Scroll Bar ลงมาด านล าง จะม link ของ SkyDrive Pro sync client installers ให เล อก English ให เล อกประเภท File ท Download ตามล กษณะของระบบปฎ บ ต การของเคร องท จะต ดต ง ซ งแบ งออกเป น SkyDrive Pro X86 และ SkyDrive Pro X64 (หมายเหต เคร องภายใน มหาว ทยาล ยจะเป น X86) เล อก Save File 15 P a g e

16 Run โปรแกรม คล ก Next เพ อต ดต งโปรแกรม 16 P a g e

17 คล ก Accept คล ก Next 17 P a g e

18 คล กเล อกร ปแบบลายของ SkyDrive(A) จะม ร ปแบบต วอย าง(B) ปรากฏให ด เป นต วอย าง จากน น คล ก Next เล อกคล ก Take a Look 18 P a g e

19 คล ก Go to online look ค ม อการใช งาน DPU Office 365 สาหร บบ คลากรและอาจารย คล ก All done! 19 P a g e

20 กล บมาหน าจอของ SkyDrive คล ก ซ งค เด ยวน ค ม อการใช งาน DPU Office 365 สาหร บบ คลากรและอาจารย คล ก Allow เพ ออน ญาตให ซ งค มาท เคร องคอมพ วเตอร Client 20 P a g e

21 กรอก Account ของ Office 365(A) แล วคล ก Next(B) กรอก Password ในช อง (A) แล วคล ก Sign in(b) 21 P a g e

22 จะปรากฏส ญล กษณ ของ SkyDrive เพ มข นมาท Task Bar เป นล กษณะร ปก อนเมฆส น าเง น(A) ให ด บเบ ลคล กเพ อซ งค ไดร ฟ สามารถเล อกเปล ยน Path ท เก บได โดยคล กท Change(B) จากน นคล ก Sync Now เพ อซ งค รอส กคร เพ อซ งค 22 P a g e

23 คล ก Show my files เม อเข าไปย ง My Computer ของเคร องจะปรากฏ SkyDrive(A) ข นมา และม Folder และ File งานเอกสารท สร างข นปรากฏอย (B) 23 P a g e

24 เม อเปร ยบเท ยบระหว าง SkyDrive ใน Office 365 ก บ SkyDrive ในเคร องคอมพ วเตอร จะ เหม อนก น ใน SkyDrive ใน Office 365 จะอย ในเอกสารของฉ น(A) Folder และ File ท ปรากฏ(B) ส วนในเคร องคอมพ วเตอร SkyDrive Pro(C) ก ม รายละเอ ยดของ Folder และ File เหม อนก นบน Office 365 บน Cloud(D) เพราะฉะน นหากต องการใช งานไดร ฟ ในเคร องและ Office 365 เหม อนก นและ Sync ก น ให เก บท เอกสารของฉ น(A) เม อลบหร อเปล ยนแปลง Folder หร อ File ใน Office 365 บน Web จะม ผลก บ SkyDrive Pro บน เคร องด วย 24 P a g e